23/02/2011

Cómo realizar el empadronamiento on line ante la Secretaría de Trabajo

La inscripción obligatoria de los empleadores de la Provincia de Córdoba culmina el 28 de febrero de 2011.

La Secretaría de Trabajo de la Provincia de Córdoba, implementó a fin de 2010 un sistema para el registro y la administración de la rúbrica de libros y documentación laboral, cuya primera etapa consiste en un empadronamiento on line de todos los empleadores bajo su jurisdicción.

Este sistema permitirá a la Secretaría contar con un seguimiento de la documentación que deben llevar los empleadores, además de contar con estadísticas laborales y mejorar la fiscalización. Ver nota al secretario, Omar Sereno, “La Secretaría de Trabajo será pionera en la despapelización” (10/10/2010).

Para los usuarios empleadores, la implementación de esta herramienta les posibilitará presentar la documentación eliminando el papel, implementar la firma digital, y agilizar los trámites de rúbrica.

El nuevo sistema prevé tres etapas: la primera, el empadronamiento on line, que vence el próximo 28 de febrero; la segunda, la emisión de certificados; y la tercera, la puesta en marcha de la rúbrica vía web (firma digital):

Paso a paso

Empleadores incluidos. Todos aquellos que posean domicilios con trabajadores en la Provincia de Córdoba.

Alcanza: a

1) Todo empleador que a partir la fecha de la publicación de la Resolución, deba realizar el Alta como Empleador en la Provincia de Córdoba (trámite “Primera Vez”), y,

2) Todo empleador que a la fecha de la publicación de la Resolución, ya sea “Empleador” en la Provincia de Córdoba,

Ingreso. Independientemente de la terminación de CUIT, el vencimiento es el 28 de febrero de 2011.

Cómo empadronarse. Para cumplir con el empadronamiento se deberá proceder de la siguiente forma:

Acceder a la página http://www.doclaboralcba.com.ar/ e ingresar los datos requeridos por el Anexo II de la resolución. Entrar en el link “Empresas”, y en la pantalla siguiente en el link “empadronamiento”.

El acceso estará habilitado durante las 24 horas del día, incluidos feriados y fin de semana.

El sistema le da la bienvenida, y pide que coloquen el sitio como seguro, que permitan los elementos emergentes.

Carga de datos. Todas las fechas se cargan con dos dígitos para el día, dos para el mes, y cuatro para el año, separados por barras.

Para los datos de números de centralizaciones y de registros la carga se hace por número otorgado, barra el año (con cuatro dígitos).

La carga de restantes datos numéricos como DNI, CUIT, CUIL, teléfonos se cargan sin ningún tipo de separaciones, o sea todos los números seguidos.

No utilizar símbolos en la carga de datos.

Requisitos: Que el empleador tenga un mail. Tener Acrobat Reader. Y leer el manual.

Errores. El sistema lo indicará en letras rojas para su corrección.

Datos no obligatorios. No serán solicitados como observaciones (letras rojas) y en el acuse de empadronamiento se registrarán como “sin datos”.

Qué se pide.

Datos Generales del empleador:

- Razón social;

- Nombre de fantasía;

- Última fecha alta empleador;

- Última Fecha Inicio de Actividad

- Ultima Fecha Inicio Comercial

- CUIT

- Número de Ingresos Brutos.

- Elegir si tiene Centralización, Registro de Unificación o Domicilio Único

- Elegir si es persona física o jurídica.

- En los casos de personas jurídicas regulares colocar Número de Matrícula y Fecha de Inscripción.

- Rubro de la actividad

- Total de empleados declarados (la suma de los trabajadores de todos los domicilios dentro de Córdoba o con otras provincias)

- Tipo de Sociedad

- Condición ante el IVA

- Distribución de los trabajadores por domicilio.

- Domicilio fiscal (AFIP), de explotación (real o el principal de explotación), social (legal, de los contratos de las sociedades), real (domicilio del DNI para los casos de personas físicas), y de libros sueldos (donde guarda el libro sueldo), con cantidad de trabajadores por cada uno de ellos.

Carga de mails. El sistema le pide dos mails obligatorios: uno del empleador y otro alternativo, que no deben coincidir.

Datos del Representante: Esta es la persona que suscribe la solicitud de la firma digital. Para el caso de firma conjunta colocar los datos de la persona que va a encabezar el pedido, ya que los adicionales deberán ser solicitados en la segunda etapa.

Solo puede cargarse el dato de un representante.

Boca de atención. Se debe elegir la oficina por la que va a ingresar su empadronamiento (Córdoba capital, o Delegaciones e Inspectorías del Interior).

Datos de actividades: principal y secundaria/s (según nomenclador AFIP); Fecha Inicio de cada una de ellas. Se debe cargar la principal, agregar.

Datos de contactos: tipo de contacto (celular, fax, teléfono fijo), teléfono, apellido y nombre, tipo de Documento, Número de DNI, CUIT o CUIL, cargo, Notas y correo electrónico.

A partir de la puesta en marcha del sistema, o sea partir del momento que éste detecta los datos del empleador y sus contactos, sólo puede venir a realizar trámites en forma personal o el titular, o el representante legal o los contactos declarados al sistema

Tipo de Libro Sueldo. Se pide especificar qué usa el empleador (Manual, Hojas Móviles, Microfichas, etc.).

Para los casos de hojas móviles y microfichas debe dejarse tildado la presentación electrónica, ya que el Departamento de Documentación laboral va a despapelizar las presentaciones en hojas móviles. Todas las presentaciones futuras se realizarán por medios electrónicos.

Para los casos de Libro Manual, el empleador podrá optar. Si elige sacar la tilde de presentación electrónica, le avisa que está eligiendo “la presentación Manual” que significa concurrir en forma personal a cada una de las bocas de ingreso de Documentación Laboral para cada uno de los trámites.

Acuses del sistema

Cuando se cliquea en “Finalizar”, el sistema dispara los acuses del empadronamiento.

Se emiten cuatro tipos de acuses:

1) Formulario de Empadronamiento: para los casos de presentación en Córdoba Capital registra los datos del turno: hora, día y ventanilla donde se presenta en Rivadavia 646. Para el interior no se emite hora, ni día pero conserva la dirección ya que es el destino al que deben enviarse la documentación del empadronamiento, y los empleadores cuentan con 10 días hábiles para presentar esta documentación en la Delegación que le corresponda por la zona.

Debe presentarse en dos copias simples si se presenta el empleador o apoderado, o una copia certificada ante escribano o juez de paz y una copia simple en caso de concurrir otra persona (contacto). Este formulario debe ser presentado en todos los casos: elijan o no la presentación electrónica.

2) Solicitud de Certificado Digital: Debe presentarse en dos copias simples si se presenta el empleador o apoderado, o una copia certificada ante escribano o juez de paz y una copia simple en caso de concurrir otra persona (contacto). Debe presentarse para los casos de la opción de presentación electrónica.

3) Acuerdo con suscriptores: Debe presentarse en dos copias simples si se presenta el empleador o apoderado, o una copia certificada ante escribano o juez de paz y una copia simple en caso de concurrir otra persona (contacto). Debe presentarse para los casos de la opción de presentación electrónica.

4) Nota de Acreditación de Identidad: En Córdoba Capital, para los casos en que no concurra el empleador en persona. Para los casos de ingresos en las bocas de las Delegaciones e Inspectorías del Interior, debe acompañar esta nota siempre, ya que allí no se acredita identidad, son meras receptoras de documentación. El empleador deberá hacer certificar ante Escribano o Juez de Paz y adjuntar al resto de la documentación, según sea persona física o jurídica.

Cómo se obtienen. El sistema prevé tres modos de impacto de acuses:

a) Si los elementos emergentes están bien permitidos, y no hay problemas de conexión, los acuses pueden visualizarse en forma inmediata.

b) Como segunda opción el sistema le dispara un correo desde informacion@doclaboralcba.com.ar . Manda un mail al empleador y al contador (o área de Recursos Humanos) con los archivos de los acuses de ingreso para que los guarden o los impriman nuevamente.

c) Para el caso que no haya impactado los acuses al momento de finalizar el empadronamiento y no hayan recibido el mail, el sistema prevé una tercera opción: ingresar como si nunca se hubieran empadronado al paso 1, ir a la celda de CUIT, ingresar el número de CUIT, dar enter, y llenar los datos.

Una vez que el empleador posee todos los acuses, ya sean certificados o no, agregar al trámite de la presentación del empadronamiento, las copias de la documentación solicitada por Res. 103/2010, Anexo II, art. 4, punto 2) de la siguiente manera: Llevar original y dos copias simples para certificar por la Secretaría de Trabajo, o llevar dos copias certificadas.

Acreditación

Una vez cumplidos todos los pasos, el empleador podrá hacer su acreditación en:

Córdoba Capital. La confirmación u observación de los ingresos al empadronamiento serán realizadas por los funcionarios y autoridades del Registro en la boca de atención de calle Rivadavia 646, en el horario de 8,00 a 18,00 hrs.

En esta boca de ingreso se realiza la acreditación de identidad del empleador. La acreditación se puede realizar de las siguientes formas:

a) En forma personal ante la Autoridad del Empadronamiento: Concurrir con los acuses y toda la documentación requerida según sea persona física o jurídica.

b) No concurre personalmente ante la Autoridad del Empadronamiento: deberá enviar todos los acuses que emite el empadronamiento con firma certificada ante escribano público, más Nota que Acredita la identidad del empleador con firma certificada y la documentación requerida para cada caso en particular.

c) Concurre el apoderado: Llevar poder amplio, suscripto por la sociedad o titular ante escribano público para realizar trámites ante la Secretaría de Trabajo de Córdoba; DNI apoderado, los acuses del sistema y la documentación requerida según sea persona física o jurídica.

d) Ante Escribano Público: Concurrir con toda la documentación requerida según sea persona física o jurídica, los acuses y una Nota que Acredita la identidad del empleador, todo firmado ante escribano público (incluido los acuse de ingreso al empadronamiento) y enviarlo a: Secretaría de Trabajo – Empadronamiento On Line – Departamento Documentación Laboral – Rivadavia 646 – Córdoba – CP 5000.

En el Interior de la Provincia. Las Delegaciones e Inspectorías del Interior de la Secretaría de Trabajo serán puestos de atención para la recepción de la documentación que acompaña el empleador para el ingreso al empadronamiento, cuya aprobación será ratificada por el Departamento de Documentación Laboral,

a) Si se concurre a las delegaciones e inspectoría llevar: los acuses del empadronamiento más una Nota para Acreditar Identidad emitida por el sistema deberán presentarse con firma certificada ante Escribano o Juez de Paz, más un juego simple para que sea devuelto con el sello de recepción. Y adjuntar el resto de la documentación según se trate de persona física o jurídica. Llevarlas a las bocas de ingreso del interior dentro de los diez días hábiles contados desde la fecha de ingreso al sistema. Todo será enviado al Departamento de Documentación Laboral de Córdoba Capital.

b) Ante Escribano Público o Juez de Paz: Concurrir con toda la documentación requerida según sea persona física o jurídica, los acuses más una Nota que Acredita la identidad del empleador, y enviarlo en sobre a: Secretaría de Trabajo – Empadronamiento On Line – Departamento Documentación Laboral – Rivadavia 646 – Córdoba – CP 5000. Pueden hacer uso de esta opción cuando el empleador no quiera concurrir a las Delegaciones o Inspectorías, o para cuando éstas se encuentren cerradas por las vacaciones.

Libros y Planillas de Córdoba Capital por correo electrónico declarado en el sistema. Concurrir en los horarios de atención de cada una de las delegaciones e Inspectorías.

En el caso de personas jurídicas se pide a los empleadores que con un marcador flúor, se resalte en la documentación los datos de nombre, domicilio social, objeto social, designación de la autoridad que se presenta a la identificación y en el caso de apoderado marcar su nombre y DNI, todo esto para facilitar la lectura de los contratos.

Fin del trámite

Luego de la verificación de la documentación aportada en el acto de la acreditación por parte del Empleador ante la Secretaría de Trabajo puede ocurrir:

a) Que esté todo correctamente presentado: Se dará de alta a la ficha de empadronamiento del empleador, y el sistema procederá al cierre de la aplicación de carga de datos y emitirá vía mail a los correos declarados del empleador y del estudio o área de recursos humanos, la constancia del ingreso con la leyenda prevista en el art. 4 punto 3 del Anexo II de la Res. 103/2010, junto a la “clave laboral” para su posterior uso

b) Que haya observaciones: El empleador tendrá 10 días hábiles para cumplimentarlas. Transcurrido dicho plazo se tendrá por no realizado el empadronamiento y se dará la baja de la carga realizada en la web. El plazo comienza a contarse una vez notificado en forma personal cuando el ingreso fue en calle Rivadavia 646.

Y para el caso de la documentación ingresada en el interior, se dispara por correo electrónico el motivo de las observaciones y el plazo comienza a correr una vez recibido el correo. Para cumplimentar las observaciones el empleador se debe presentar en la fecha acordada o dentro del plazo de observaciones y junto a la documentación faltante o corregida deberá acompañar el acuse con las observaciones detectadas.

Cumplido esto, se da de alta a la ficha de empadronamiento del empleador, y procederá de la forma anterior.

Una vez concluido de forma completa el Empadronamiento On Line, con devolución de “clave laboral”, el empleador no podrá realizar modificaciones a los datos ya declarados y acreditados. Las modificaciones se podrán realizar previa notificación vía correo electrónico acompañando copia de la documentación que acredite el cambio solicitado en archivo PDF por sistema, o concurrir a las bocas de atención para la entrega de dichas copias.

Para mantenerse actualizado, ingresar en Novedades en la página web: http://www.doclaboralcba.com.ar/